Elektronischer Schriftverkehr

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Emsdetten bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle (VPS) und der DE-Mail die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Emsdetten eröffnet diesen Zugang unter folgenden Bedingungen:

Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.emsdetten.de genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie ebenfalls an alle auf www.emsdetten.de genannten E-Mail-Adressen rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden. Für die verschlüsselte Übertragung benötigen Sie einen öffentlichen Schlüssel (s.u.).
Widerspruchsverfahren
Bei Zusendung von Widersprüchen in digitaler Form ist der Widerspruch an die in der Rechtsbehelfsbelehrung genannte E-Mail-Adresse zu senden.
Zugang über De-Mail
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3a des VwVfG NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadtverwaltung Emsdetten elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur. Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet info@emsdetten.de-mail.de. Treten Sie per E-Mail oder De-Mail an die Stadt Emsdetten heran, so wird unterstellt, dass Sie eine Rückmeldung auf gleichem Wege wünschen. Handelt es sich jedoch um vertrauliche Informationen oder ist die elektronische Übermittlung aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen, erfolgt die Antwort der Stadt Emsdetten weiterhin per Briefpost, sofern Ihre E-Mail eine vollständige Absenderadresse enthält. Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter per De-Mail mit Ihnen kommunizieren.
Dateiformate
Da nicht alle Datei-Formate bearbeitet werden können, sind einige Dateiformate von der Datenübermittlung ausgeschlossen:
Gepackte Dateien (z.B. .zip, .rar) sind wie auch .exe- und .bat-Dateien von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) sind nicht zulässig. Da bei den veralteten Microsoft Office-Formaten das Vorhandensein aktiver Inhalte nicht ausgeschlossen werden kann, sind auch diese Formate (z.B. .doc, .xls, .ppt) nicht zulässig. Bitte verwenden Sie stattdessen die aktuellen Microsoft Office-Formate (z.B. .docx, .xlsx, .pptx). Die Dateigröße darf 20 MB nicht überschreiten.
Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung.
Fragen und Probleme mit der elektronischen Kommunikation
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Emsdetten und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.
Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Teams Informationstechnologie unter support@emsdetten.de